マンション売却のために最低限必要な書類と紛失した場合の対処方法

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マンション売却をする際に、スムーズに売却を進める場合、最低限必要になる書類と紛失した場合の対応策を不動産業界歴20年以上のプロが徹底解説していきます。

マンション売却に最低限必要な書類と紛失時の対処方法

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まずはマンション売却で絶対に必要な書類を紹介します。

身分証明書

身分証明書は、本人確認資料として必ず必要になります。マンションが共有名義になっている場合は、共有者全員の身分証明書が必要になってきます。査定時、契約時、決済時下記のような写真付きの身分証明書が必要になります。

• 運転免許証
• マイナンバーカード
• パスポート
• 健康保険証

印鑑登録証明書および実印（住民票も必要になる場合も有）

印鑑証明は、最後の決済の時に必要になります。住所変更登記が、必要になる場合、住民票も必要になります。

住所変更登記が必要になるケースとして、購入時、そのとき住んでいた賃貸マンションでの住所でそのまま登記していたりするケースです。中古マンションを購入した場合、このパターンが多いと思います。新築マンションで購入した場合、新住所つまり新築マンションの住所で登記されていることが多いです。その場合、住所変更登記は必要ありません。

不動産売買などの取引では、発行してから3カ月以内のものが必要になります。

印鑑登録証明書の入手方法

印鑑登録証明書は、市区町村などの窓口で入手できます。また、マイナンバーカードを利用してコンビニで入手することもできます。

発行には手数料として、200円～300円くらいかかるのでマンションの引き渡しが契約から3ヶ月以上先の場合は、決済の日取りを意識して取得する必要があります。

登記済証（権利証）または登記識別情報

登記識別情報とは、従来の登記済権利証に代わるもので、平成１７年の不動産登記法の改正により新しく発行されるようになった書類です。不動産の名義変更された場合に新たに名義人となる人に登記所から通知される書類です。オンライン化に伴う法改正の際に権利証の制度は無くなり、権利証に代わる本人確認手段として登記識別情報の制度が導入されました。本人確認と所有者の確認のため、媒介契約を結ぶタイミングで、仲介会社に求められます。

登記識別情報は、アラビア数字その他の符号の組合せからなる12桁の符号（パスワード）で、不動産及び登記名義人となった申請人ごとに定められます。

登記済証とは一般的に権利証とも呼ばれているもので、 平成１７年の不動産登記法の改正前に利用されていた所有権移転登記等の内容が記載された用紙に法務局の登記済の朱印が押印されたものです。

登記名義人がその物件の所有者であることを証明する重要な書類の一つです。登記済証（権利証）等を買主に渡して、移転登記を行うことで所有権が買主に移ります。

登記済証（権利証）または登記識別情報を紛失してしまった場合

登記識別情報通知は再発行できません！登記識別情報通知は無くしてしまっても、残念ながら法務局で再発行はしれくれません。

代替手段（事前通知、本人確認情報）の手続き可能ですので、紛失して無い場合、決済できないとうことはございません。ただし、通常より費用や手続きに時間がかかることになりますので、決済まで大切に保管しておかなければいけません。

登記済証（権利書）や登記識別情報を紛失してしまった場合は、本人確認のために法務局が郵送にて問い合わせを行う「事前通知」もしくは、司法書士など代理人に本人確認の情報を提出してもらうことも可能です。事前通知とは本人確認のために法務局が郵送にて行う制度です。法務局が申請人に対して、「登記申請がなされたこと」と「自分が確かに登記を申請したことを申し出る旨」を通知する書面を郵送し、登記名義人から間違いないとの申出がされることによって、本人からの申請であることを確認するというものです。

登記識別情報はパスワードに意味があり、登記識別情報通知の紙自体には特別な効力はないですが、登記済権利証は紙自体に効力があります。 万が一、登記識別情報通知のパスワードを盗まれた場合、悪用される可能性がゼロではありませんが、登記識別情報通知だけで勝手に名義を変えられたりすることはありません。名義変更には印鑑証明書や実印なども必要になります。

固定資産税・都市計画税納税通知書

固定資産税・都市計画税納税通知書は、固定資産税や都市計画税の納税額を１月１日の所有者つまり納税者に通知する書類であり、決済時の固定資産税等の清算に利用されます。契約時に、仮の決済日で計算して重要事項説明に記入することがありますので、契約前に必要になることがあります。

毎年ゴールデンウイーク明けくらいに固定資産が所在する市町村の固定資産税課などから送付されます。取引をする直近の納付書をご用意下さい。

１月１日から３月31日までに決済する場合、１月１日の所有者に納付書が届くため、来年度分が前所有者に届くことになります。その場合、来年度分を今年の納付書の金額や公課証明書の金額で清算してしまうこともあれば、４月１日になれば、公課証明書が取得できるのでその金額で後日清算するか、もしくは、納付書が届いてから清算するかそのときの契約によって違います。

固定資産税納税通知書を紛失してしまった場合

固定資産税・都市計画税納税通知書は原則的に再発行はできませんが、紛失してしまった場合は市役所で固定資産税評価証明書つまり公課証明を取得することが可能です。

この公課証明は、不動産の所有者本人、本人の同居親族などに限られていますが、媒介契約をもらっている仲介会社も委任状と同じ役割になるので仲介会社の営業マンも取得が可能です。

発行手数料は市区町村にもよりますが相場が300～600円くらいが目安です。

口座情報がわかる通帳またはキャッシュカード

ウェブ通帳の場合、決済時にキャッシュカードが必要になります。また、ウェブ通帳でない場合、通帳が決済時必要になります。マンション売却の決済時、売却代金を受け取るため、売却代金の振込先情報の確認のために必要になります。

マンションの管理規約・長期修繕計画等

管理規約はマンション売却時に必要な書類で、ペットの飼育可能であるとか事務所での使用が禁止されているとかリフォームの時フローリングはＬ45等級以上でないとダメであるとか民泊禁止等そのマンションのルールがまとめられた管理規約です。契約時、重要事項説明で管理規約の中で重要なポイントを記載するので、マンション契約時までには、準備しておくとスムーズです。

また、マンションの長期的で計画的な修繕を行うために必要な長期修繕計画、総会の議事録等は、買い手にとって必要な情報が確認できる重要な書類となっています。

マンションの管理規約・長期修繕計画・総会議事録等の入手方法

マンションの管理規約や長期修繕計画・総会議事録などの書類が手元にない場合、マンションの管理会社に依頼すればお金はかかりますが発行してくれます。探してもない場合、売却を依頼した不動産会社が管理会社に 管理に係る重要事項調査報告書を依頼するタイミングで管理規約も依頼することが多いです。

管理に係る重要事項調査報告書は、重要事項説明に記載する重要な内容が記載されている書類です。取得にはお金がかかりますが、仲介会社が用意します。買主への説明に必要な管理組合に支払う管理費や修繕積立金の月額だけでなく、管理費や修繕積立金の滞納額の記載があります。また、管理組合の収支・積立金や、大規模修繕の実施状況など、買い手に説明しないといけない重要な情報が記載された書類です。

あった方がいいマンション売却に必要な書類

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ローン残高証明書もしくは返済予定表

ローンの残高がわかる書類が必要になります。

住宅ローンの融資を受けるときに、抵当権が設定されます。マンション売却においては、残高以上の金額で最低限売らなければ、足りない分は自己資金で埋め合わせをしないといけません。残高より低い金額で自己資金がなければ、抵当権を外すことができず売却することができません。取引の安全性を担保するためにも仲介会社の営業マンから求められることが一般的です。

住宅ローンを組んでいる場合で住宅ローン控除の対象となる人には、毎年金融機関から送られるローン残高証明書でも 、現在のローン残高が把握できる状況であれば問題ありません。正確な金額が必要な場合、 ローン返済予定表が望ましいです。

要は売却価格で完済できるかを確認することが目的です。

ローン残高証明書の入手方法

現在のローン残高がわからない場合、住宅ローンを組んでいる金融機関に問い合わせて、手続きを行えば、1週間程度で郵送してくれます。

新築時の販売パンフレット

新築時のパンフレットや間取り図面は、販売をスムーズに行う上で、ある方が望ましいものです。

パンフレットは、工法やスラブ厚等、買い手が気になる情報が盛り込まれています。間取りは、東京カンテイ等で取得できるので、なくても問題ありません。

絶対、必要書類ではありませんが、手元に残っていれば販売活動時、買い手にアピールしやすくなるのであった方が理想です。

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